Por que negociar antes de executar? O papel das tratativas extrajudiciais na cobrança condominial

Introdução

A inadimplência condominial é um dos problemas mais recorrentes na administração de condomínios. Quando as cotas deixam de ser pagas, surge a dúvida: é preciso entrar imediatamente com uma ação judicial?

A resposta é não. A tentativa de solução extrajudicial não é requisito obrigatório para o ajuizamento da cobrança, embora muitos condôminos ainda acreditem que seja necessário esgotar previamente essa etapa. A dívida condominial, estando devidamente constituída e documentada, pode ser levada diretamente à via judicial.

Isso não significa, contudo, que a negociação prévia deva ser descartada. Pelo contrário, sempre que possível, a tentativa de composição extrajudicial é recomendável, pois pode permitir que o condomínio receba o valor devido de forma mais rápida, evitando os custos e o tempo inerentes a um processo judicial.

Embora, ao final de uma ação bem-sucedida, determinadas despesas processuais sejam, normalmente, ressarcidas pelo devedor, o condomínio normalmente precisa antecipar custas e demais gastos necessários ao ajuizamento. Assim, quando a dívida pode ser resolvida por meio de um acordo bem estruturado, todos tendem a ganhar: o condomínio recebe mais rapidamente, o devedor evita o agravamento da dívida e ambas as partes reduzem custos e desgaste.

O que muitos não sabem é justamente a importância dessa fase extrajudicial, muitas vezes vista de forma equivocada como uma simples “perda de tempo” antes da execução. Na prática, uma atuação preventiva e estratégica nessa etapa pode abreviar significativamente o caminho até a solução.

Sob essa ótica, antes de iniciar uma cobrança, é fundamental conhecer as circunstâncias do caso. Isso envolve verificar a documentação relacionada ao imóvel, identificar corretamente quem está vinculado à unidade, conferir os valores devidos e compreender o perfil da administração do condomínio. A análise prévia também permite identificar eventuais problemas que poderiam dificultar uma futura cobrança judicial.

Nesse contexto, também é essencial que o condomínio mantenha o cadastro dos condôminos atualizado, especialmente endereços, telefones, e-mails e informações relativas à titularidade das unidades. Sem dados corretos, a própria tentativa de negociação extrajudicial pode se tornar inviável ou excessivamente demorada.

Formalização

O contato para essa negociação pode ser realizado diretamente com o devedor ou, quando houver advogado constituído, por meio de seu representante. Durante essa etapa, é importante que os valores sejam apresentados de forma clara e que os termos de eventual acordo sejam devidamente definidos.

Além disso, uma das principais cautelas nas tratativas extrajudiciais é evitar acordos informais. Desse modo, propostas, valores, prazos, formas de pagamento e demais condições devem ser documentados. Essa formalização protege tanto o condomínio quanto o devedor e facilita o acompanhamento do cumprimento do acordo.

O acordo, contudo, não deve se transformar em instrumento para concessão indiscriminada de descontos.

As cotas condominiais pertencem à coletividade, e não ao síndico. Por isso, a administração deve observar os limites de seus poderes e as deliberações assembleares. A concessão de descontos sobre principal, multas, juros ou outros encargos pode depender de autorização da assembleia, conforme as circunstâncias e as regras internas do condomínio.

Além disso, deve-se preservar a igualdade de tratamento entre os condôminos. Não é recomendável conceder condições especiais de forma casuística ou privilegiar determinado devedor sem critério objetivo, sobretudo quando outros condôminos em situação semelhante não têm acesso às mesmas condições.

Por isso, o ideal é que o condomínio possua critérios previamente definidos para negociação e parcelamento, garantindo segurança à administração e tratamento uniforme aos inadimplentes.

E se o acordo não for cumprido?

É importante destacar que negociar não significa deixar a cobrança de lado, nem transformar a fase extrajudicial em uma tentativa indefinida de postergar o ajuizamento. Por isso, é recomendável estabelecer limites para as tentativas de acordo e prazos para resposta do devedor.

Se a negociação não produzir resultado, o próximo passo é preparar o ajuizamento da medida adequada, com a conferência da documentação e dos requisitos necessários.

Por outro lado, quando há acordo, também é necessário acompanhar seu cumprimento. Caso o acordo seja inadimplido, poderá surgir uma nova necessidade de cobrança.

Por isso, o acordo deve ser elaborado com especial atenção à sua forma e ao conteúdo das obrigações assumidas. O instrumento deve reunir os requisitos necessários para constituir título executivo extrajudicial.

Nesse sentido, o art. 784, III, do Código de Processo Civil reconhece como título executivo extrajudicial o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas.

Assim, é recomendável que o acordo contenha, de forma clara, a identificação das partes, o valor reconhecido, a forma de pagamento, os vencimentos, as consequências do inadimplemento e as respectivas assinaturas.

Cumpridos esses requisitos, eventual descumprimento do acordo permite ao condomínio ingressar diretamente com a execução judicial do instrumento, sem necessidade de rediscutir previamente a existência da dívida em uma ação de conhecimento, tornando a cobrança mais célere e eficiente.

O acordo pode acontecer depois que a ação já foi ajuizada?

Outro fator relevante é que, mesmo depois de ajuizada a execução, nada impede que condomínio e devedor busquem uma solução consensual.

O acordo pode ser celebrado no curso do processo, com a participação dos advogados das partes, e posteriormente apresentado ao juízo para as providências cabíveis.

A negociação, portanto, não se encerra necessariamente com o ajuizamento da demanda. Muitas vezes, o próprio processo cria um ambiente mais propício para uma composição, especialmente quando o devedor compreende as consequências da continuidade da execução.

Conclusão

Negociar antes de executar não é uma obrigação legal nem uma condição para o ajuizamento da cobrança condominial. É, contudo, uma estratégia que, quando utilizada de forma criteriosa, pode trazer resultados mais rápidos e menos custosos.

Uma fase extrajudicial bem conduzida pode permitir que o condomínio receba antes, evite o adiantamento de despesas processuais e reduza o desgaste entre as partes. Para isso, é fundamental manter o cadastro dos condôminos atualizado, documentar adequadamente as tratativas e estabelecer critérios claros e iguais para as negociações.

Negociar antes de executar, portanto, não significa cobrar menos ou cobrar com menor rigor. Significa cobrar melhor, com estratégia, segurança e eficiência.